Najczęściej zadawane pytania odnośnie zmian w funkcjonowaniu kas fiskalnych

Nie, podatnik może więc używać kas rejestrujących starego typu do czasu ich wyeksploatowania lub, w przypadku kas z papierowym zapisem kopii, konieczności wymiany pamięci fiskalnej. W ustawie o VAT wprowadzono terminy, po których nie będzie już można kupić kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

Terminy te są następujące:

• dla kas z elektronicznym zapisem kopii – 31 grudnia 2022 r.;
• dla kas z papierowym zapisem kopii – 31 sierpnia 2019 r.

Oznacza to, że kasy starego typu będą mogły być wprowadzane przez producenta do obrotu na rynek tylko do wyznaczonych terminów. Terminy te nie ograniczają możliwości stosowania tych kas przez podatników. Kasy rejestrujące z elektronicznym i papierowym zapisem kopii będą stopniowo wycofywane z rynku w wyniku naturalnej wymiany starych urządzeń na nowe. Nie ma natomiast obowiązku wymiany kas starego typu od 1 stycznia 2023 r. na kasy online.

Wyjątek stanowią branże objęte obligatoryjną wymianą kas w terminach określonych ustawą, zgodnie z art. 145b ustawy o VAT, tj. m.in. sprzedaż paliw, świadczenie usług naprawy pojazdów, usługi gastronomiczne, sprzedaż węgla, usługi fryzjerskie.

Nie wprowadzono ograniczenia czasowego na używanie kas rejestrujących starego typu, ani obligatoryjnego terminu wymiany kas starego typu, poza wyjątkami określonymi w art. 145b ustawy o VAT oraz poza warunkiem dotyczącym kas z papierowym zapisem kopii, które należy wymienić po zapełnieniu się ich pamięci fiskalnej.

Podatnikowi w opisanym przypadku będzie przysługiwać zwrot kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, po spełnieniu warunków do uzyskania „ulgi” z tytułu zakupu kasy określonych ustawą o VAT oraz rozporządzeniem w sprawie kas. Szczegóły dotyczące korzystania z ulg na zakup kas zostaną wskazane w odrębnych objaśnieniach podatkowych.

Zgodnie z art. 145 a ust. 13 ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach „Podmioty prowadzące serwis kas rejestrujących z elektronicznym i papierowym zapisem kopii są obowiązane składać do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wykazy obowiązkowych przeglądów technicznych tych kas w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został dokonany przegląd. Wykaz ten zawiera imię i nazwisko lub nazwę i numer identyfikacji podatkowej podmiotu prowadzącego serwis i podatnika, numer ewidencyjny i numer unikatowy kasy rejestrującej oraz datę dokonania przeglądu.”
Termin końcowy złożenia wykazu ustalono na 15 dzień miesiąca po miesiącu, w którym został dokonany przegląd. Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach weszła w życie z dniem 1 maja 2019 r., a zatem pierwsze przekazanie wykazu, o którym mowa wyżej powinno nastąpić do 15 czerwca 2019 r..

Zgodnie z ustawą o VAT podmioty prowadzące serwis kas rejestrujących z elektronicznym i papierowym zapisem kopii są obowiązane składać do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wykazy obowiązkowych przeglądów technicznych tych kas w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został dokonany przegląd. W przepisach wskazano co mają zawierać wykazy, nie wskazano natomiast formy, w jakiej mają być one przekazywane, co oznacza, że forma jest dowolna. Wykaz ten musi zawierać: imię i nazwisko lub nazwę i numer identyfikacji podatkowej podmiotu prowadzącego serwis i podatnika, numer ewidencyjny i numer unikatowy kasy rejestrującej oraz datę dokonania przeglądu.

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących: „Podatnicy, prowadząc ewidencję przypisują oznaczenia literowe od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, w następujący sposób: literze „A” – jest przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%, literze „B” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%, literze „C” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%, literze „D” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%, literze „E” – jest przypisane zwolnienie od podatku, literze „F” i „G” – są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy” Podatnik programuje, we wskazany w przepisach sposób, te stawki podatku, które używa do ewidencji sprzedaży towarów lub usług.

Dotychczas przypisane oznaczenia literowe od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku przypisane do nazw towarów i usług podatnicy mogą zachować do 3 miesięcy od wejścia w życie nowego rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, tj. do końca lipca 2019 r. Przepis ten nie ma natomiast zastosowania do kas, które nie były używane przez podatnika przed wejściem w życie rozporządzenia, tj. kas instalowanych od 1 maja 2019r., do których należy stosować wymogi wynikające z przepisu § 6 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia.

Jeżeli podatnik nie znalazł się w grupie podmiotów zobowiązanych do wymiany kas rejestrujących – branże wrażliwe (art. 145b ust. 1 ustawy o VAT) to nie ma obowiązku ich wymiany. Kasy mogą być wykorzystywane nadal do ewidencji sprzedaży.

W obecnie obowiązujących przepisach nie są przewidziane sankcje finansowe dla podatników, którzy nie dopełnią obowiązku, o którym mowa w § 9 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących w zakresie powiadomienia podmiotu prowadzącego serwis główny o dokonaniu zmiany podmiotu prowadzącego serwis. Jednocześnie należy zaznaczyć, że to podatnik odpowiada za zgłoszenie kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas i poddania w obowiązujących terminach przeglądowi technicznemu danej kasy (art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT).

Zgodnie z § 55 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje m. in. dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego dokonanie przeglądu. Dokumentem potwierdzającym wykonanie przeglądu technicznego zgodnie z przepisami jest więc, w szczególności raport z kasy. Jeśli kasa nie posiada takiej funkcjonalności potwierdzenie następuje w inny możliwy sposób.

Wymiana pamięci fiskalnej w kasie rejestrującej dokonywana jest na wniosek podatnika. W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w wyniku jej zapełnienia lub uszkodzenia czynność wymiany wykonywana jest jedynie przez podmiot prowadzący serwis główny. Uwaga: ustawa wprowadziła zakaz wymiany pamięci fiskalnej w kasach z papierowym zapisem kopii po zapełnieniu się tej pamięci.

Po 31 lipca 2019 r., kasa, w której zwolnienie od podatku nie będzie przypisane literze „E” – nie będzie mogła być używana. Niezrozumiałe jest z punktu widzenia przepisów w zakresie kas rejestrujących przypisywanie „na sztywno” tego zwolnienia do litery „G”.

Zgodnie z § 13 ust.1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących fiskalizacji należy dokonać przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line. W przypadku podatników świadczących usługi naprawy pojazdów, którzy zostali objęci obligatoryjną wymianą kas, wskazano graniczną datę, od której uznawane jest rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas on-line w obowiązującym terminie (1 stycznia 2020 r.), aby ulgę na te kasy można było wykorzystać zgodnie z ogólnymi zasadami. Zatem podatnik świadczący usługi naprawy pojazdów powinien ufiskalnić kasę na dzień 1 stycznia 2020 r.