Ogólnie o kasach fiskalnych

Kasy fiskalne stały się elementem krajowego systemu podatkowego wraz z wdrożeniem zasad funkcjonowania podatku od wartości dodanej (w Polsce nazwanym podatkiem towarów i usług). Miały być urządzeniami przy pomocy których ewidencjonuje się obroty dla potrzeb rozliczenia VAT w transakcjach dla ostatecznego konsumenta. Przy zastosowaniu kas miano również realizować prawa konsumenta w zakresie zapewnienia klientowi prawa do otrzymania dokumentu (paragonu) zawierającego podstawowe dane o mającej miejsce transakcji, a w tym dane o strukturze ceny (wysokości uwzględnionego w niej podatku VAT).

Podstawowe przepisy związane z prowadzeniem ewidencji za pomocą kas rejestrujących:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) – art. 111.
2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. Nr 228, poz. 1509).>
3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. Nr 224, poz. 1797).
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. Nr 138, poz. 930).
5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338).
6. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765 z późn. zm.) – art. 60 § 1, 62 § 4.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (pkt I -1)  podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Stosownie do regulacji zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2009 r. oraz z 26 lipca 2010 r. (pkt I-3 i 4), obowiązek ten, co do zasady, powstaje jeżeli podatnik przekroczył w poprzednim roku podatkowym obroty na rzecz w/w podmiotów w wysokości 40 000 zł. W przypadku podatników rozpoczynających sprzedaż w danym roku podatkowym obowiązek ten powstaje z dniem przekroczenia kwoty obrotu w wysokości 20 000 zł. Obowiązek ten również dotyczy podatników, bez względu na wysokość osiąganego obrotu, jeżeli prowadzą działalność w zakresie wymienionym w § 4 w/w rozporządzeń. Wraz z utratą prawa do korzystania ze zwolnienia od ewidencjonowania przy zastosowaniu kas, podatnik musi dokonać wyboru kasy, która będzie mu służyła do prowadzenia ewidencji. Wybór ten powinien być poprzedzony odpowiednią analizą. Podatnik powinien wziąć pod uwagę, czy w jego przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie zakup urządzenia pozwalającego na rejestrowanie tylko prostych wymaganych przepisami informacji (np. wartości obrotu z podziałem na stawki podatkowe), czy też powinno ono być wyposażone w bardziej złożone funkcje (np. rejestrację stanów magazynowych, rozliczanie kasjerów).

Celowym jest też rozważenie czy właściwszym urządzeniem będzie kasa przenośna czy stacjonarna, współpracująca z komputerem czy nie, prowadząca rejestr sprzedaży w postaci kopii paragonów na nośniku papierowym czy też w formie zapisu elektronicznego. Sprawą znaczącą przy wyborze kasy jest również wzięcie pod uwagę jakie możliwości w zakresie konstruowania nazwy towaru lub usługi dają rozwiązania zawarte w danym typie kasy (por. pkt IV-2). Należy wybrać rozwiązanie najbardziej właściwe z punktu widzenia profilu działalności podatnika.