Każdy przedsiębiorca niezatrudniający pracowników ma prawo do czasowego zawieszenia prowadzonej działalności gospodarczej na okres od miesiąca do dwóch lat. Możliwość ta wynika z art. 14 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Wielu podatników zgłasza jednak wątpliwości co do sposobu postępowania z kasą rejestrującą w okresie zawieszenia działalności.
W obecnym stanie prawnym żadne przepisy nie zobowiązują podatnika zawieszającego działalność do likwidacji kasy fiskalnej. Regulacji takiej nie znajdziemy zarówno w ustawie o podatku od towarów i usług, jak i rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących bądź rozporządzeniu Ministra Gospodarki w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Oznacza to, że podatnik nie jest w żaden sposób zobligowany do zakończenia pracy urządzenia fiskalnego.
Ponadto, wedle art. 111 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług, zawieszenie działalności nie zobowiązuje podatnika do zwrotu ulgi podatkowej uzyskanej na zakup kasy rejestrującej. Obowiązek taki nakładany jest dopiero w przypadku zamknięcia działalności gospodarczej w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencji sprzedaży za pomocą urządzenia rejestrującego.
W trakcie zawieszenia działalności gospodarczej podatnik zobowiązany jest zaniechać czynności zmierzających do osiągnięcia nowych przychodów z prowadzonej działalności. Istnieje jednak szereg działań wykonywanych w okresie zawieszenia działalności, do których podatnik ma prawo, a nawet jest zobowiązany do ich realizacji. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wymienia tu m.in.:
- prawo do wykonywania wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
- prawo do przyjmowania należności oraz obowiązek regulowania zobowiązań powstałych przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
- prawo do zbywania własnych środków trwałych i wyposażenia,
- prawo do osiągania przychodów finansowych, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej.
Przy wykonywaniu powyższych czynności, podatnik może posłużyć się posiadanym urządzeniem fiskalnym. Równoznacznie z brakiem zobowiązania do likwidacji kasy fiskalnej i możliwością posługiwania się nią także podczas zawieszenia działalności, podatnik zobligowany jest do wypełniania obowiązków wynikających z posiadania urządzenia rejestrującego.
W szczególności należy tu wymienić konieczność wykonywania przeglądów technicznych urządzenia, co najmniej raz na dwa lata. Nawet jeżeli termin wykonania przeglądu technicznego urządzenia przypada na okres zawieszenia prowadzonej działalności to musi on zostać wykonany na czas. Brak przeglądu mógłby być podstawą do utraty ulgi na zakup urządzenia, ponadto obowiązek jego wykonania wynika z ogólnych przepisów rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Należy pamiętać, że przegląd kasy obejmuje nie tylko kontrolę techniczną urządzenia, ale również wpis do książki kasy wraz z załączeniem zaleceń pokontrolnych oraz kopię faktury potwierdzającej wykonanie przeglądu.
Po wznowieniu prowadzenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca może nadal korzystać z tego samego urządzenia rejestrującego. Nie występuje konieczność ponownej fiskalizacji, bowiem zawieszenie działalności traktowane jest tak samo jak zwyczajny okres braku sprzedaży. W przypadku gdy po okresie zawieszenia działalności zostanie ona zamknięta, konieczna będzie likwidacja kasy fiskalnej, a więc dokonanie odczytu pamięci kasy rejestrującej, sporządzenie raportu rozliczeniowego za okres działania kasy i wyrejestrowanie urządzenia w urzędzie skarbowym.
